Om oss

Personvernerklæring for Tønsbergadvokatene

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Tønsbergadvokatene samler inn og bruker personopplysninger.

  1. Hvem er behandlingsansvarlig

Tønsbergadvokatene, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Oppgaver for behandling av personopplysninger kan være delegert internt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.

  1. Hva er formålet

Formålet med å innhente opplysninger er å sørge for etablering av et oppdrag med sikre opplysninger og for å utføre oppdraget som er forespurt. Dersom vi skal behandle en skiftesak vil vi f.eks. innhente skatteopplysninger og informasjon om boets eiendeler og den andre parten. Vi trenger også informasjon for å vurdere faktum i forhold det rettslige grunnlaget for saken.

  1. Hva er det rettslige grunnlaget

Behandling av personopplysninger krever at det er hjemmel i lov for behandlingen, eller dersom ett av vilkårene i personopplysningsloven § 8 a-f, er oppfylt. Opplysningene kan bare brukes i den utstrekning det er nødvendig i samsvar med oppdraget som er avtalt og ønsket.

Innsamling og behandling av personopplysninger vil normalt skje på grunnlag av samtykke, bl.a. gjennom oversendelse av opplysninger og/eller gjennom oppdragsavtalen. Tilbakekall av samtykke medfører normalt at oppdraget avsluttes straks og at vi dermed ikke kan levere avtalte tjenester.

Ved oppnevnelser i straffesaker kan det også være plikt til å innhent og behandle opplysninger så lenge oppdraget/oppnevnelsen består, jfr. f.eks.

Dokumentene kan også være innhentet at advokat med særlig hjemmel, og slettes etter at bruken opphører, jfr. f.eks. påtaleinstruksen og Forskrift om behandling av opplysninger i politiet og påtalemyndigheten (politiregisterforskriften) (https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2013-09-20-1097/*#*)

  1. Hvilke personopplysninger behandles

Personopplysninger etter denne erklæringen er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Personopplysninger omfatter bl.a. navn, bostedsadresse, telefonnummer, e-postadresse og IP-adresse, og andre personlige opplysninger om person, klient og oppdrag.

Personopplysninger sendes direkte fra personer og kunder i form av saksdokumenter og opplysninger om saken, kravet og/eller tvisten. Det mottas opplysninger, på telefon, fra nettsidene våre, e-post og gjennom overlevering av dokumenter.

  1. Hvor hentes opplysningene fra

Ved etablering av oppdrag vil vi be om navn, adresse, telefon, epostadresse, informasjon om saken det gjelder. Det blir også innhentet relevante innhentes opplysninger og dokumenter fra offentlige og private parter og tredjemann til bruk i saksbehandlingen. Ved bruk av kontaktskjema på hjemmeside vil det oversendes personopplysninger gjennom vår nettleverandør.

Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger for å håndtere og behandle en sak eller fremme et krav, en sak, fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Vi mottar personopplysninger også gjennom våre kommunikasjonskanaler, bl.a. registrering gjennom våre hjemmesider osloadvokatene.no, tonsbergadvokatene.no og advokat.no m.fl.

Tønsbergadvokatene benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å utføre oppdraget og kommunisere med klient og tredjeparter.  Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over. Videre vil innholdet i e-poster lagres og behandles etter dette regelverket.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral og på den enkelte advokats mobiltelefon. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for timeregistrering og info om saksbehandlingen. Det vil jevnlig bli slettet informasjon fra telefoner som ikke lenger er nødvendig for oppdraget.

  1. Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Det er frivillig å gi fra seg personopplysninger. Opplysningene gis ved samtykke eller ved signering av oppdragsavtalen med advokatfirmaet/aksept av oppdragsbekreftelse.

  1. Utleveres opplysninger til tredjeparter

Advokatfirmaet deler ikke personopplysninger med mindre det er avtalt og/eller følger av oppdraget og oppdragsavtalen. Det vil likevel være nødvendig å bruke innhentede opplysninger i forbindelse med representasjon og presentasjon av klient, krav og oppdrag. Dette vil følge av oppdragsavtalen og klienten må derfor reservere seg dersom opplysningene ikke skal brukes for å gjennomføre oppdraget. Opplysninger vil også utleveres dersom det lovbestemt plikt til det, f.eks. i forbindelse iht. hvitvaskingsreglene.

  1. Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?

Den enkelte ansvarlige advokat har som oppgave å vurdere om mottatt opplysninger er nødvendige for oppdraget. Ved avslutning av oppdrag vil fysiske dokumenter makuleres. Elektroniske dokumenter vil oppbevares i den grad det anses nødvendig for senere oppfølging og gjenopptagelse av saken, normalt fra 5-10 basert på det samtykket som klienten har gitt i oppdragsavtalen ved etablering av oppdraget. En eventuell erklæring av tilbaketrekking av samtykke kan lagre av firmaet i inntil 10 år.

Personopplysninger som vi har plikt til å lagre i henhold til lov eller forskrift, vil ikke bli slettet så lenge plikten består.

Advokatfirmaet vil regelmessig gå gjennomgå personopplysningene som ligger lagret i våre systemer og slette opplysninger om personer som vi antar ikke lenger ønsker å motta våre tjenester, og senest når de har vært lagret i 10 år.

Advokatfirmaet har et elektronisk saksbehandlingssystem som systematiserer og lagrer personopplysninger. Vårt saksbehandlersystem levert av Advisor AS som er det mest utbredte saksbehandlingssystemet blant advokater. Personopplysningene lagres under på server hos Duett AS og inngår i en egen datalagringsavtale med taushetserklæringer.

  1. Hvilke rettigheter har den registrerte?

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Advokatfirmaet har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Advokatfirmaets systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger advokatfirmaet ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert.  Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

  1. Hvordan sikres opplysningene?

Personopplysningene behandlet og lagret i samsvar med sikkerhetskravene i personopplysningsloven og personopplysningsforskriften.

Det gjøres oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post, uten at det er opprettet en kryptert forbindelse til advokaten. Firmaet har en avtale med digipost som kan benyttes.

Det tas backup av alle data som lagres hos advokatfirmaet. Dette sikrer uønsket endring av opplysninger og at opplysninger bli slettet.

  1. Ansatte og søkere til stillinger

Tønsbergadvokatene behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid. Opplysningene hentes fra de ansatte selv og Altinn. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven. Arbeidsområdet og telefonnummer anses å være offentlige opplysninger og kan publiseres på advokatfirmaets nettsider. Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet og informasjon som er nødvendig for å dokumentere arbeidsforholdet vil oppbevares så lenge det er nødvendig.

Søknader om stillinger med vedlegg og dokumentasjon vil bli oppbevart på firmaets databaser så lenge det er nødvendig for behandlingen av tilsettingen. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares.

  1. Kontaktinformasjon

Alle spørsmål vedrørende denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger kan rettes til firmaets daglig leder ved følgende kontaktinfo:

Epost: post@tonsbergadvokatene.no
Telefon: 33 35 08 90

Adresse: Rådhusgaten 4 N-3126 Tønsberg

Send henvendelse

Tønsbergadvokatene er underlagt taushetsplikt. Du er trygg på at henvendelsen kun når oss.